1. Giới thiệu về TCVN 9253:2012

TCVN 9253:2012 là Tiêu chuẩn Việt Nam quy định các yêu cầu kỹ thuật về kho lưu trữ hồ sơ hành chính, bao gồm cả thiết kế, xây dựng, trang bị và bảo quản.

Trong đó, tiêu chuẩn có đề cập tới:

• Yêu cầu chung về bố trí kệ tủ lưu trữ.

• Tiêu chuẩn kỹ thuật của giá/kệ, vật liệu.

• Môi trường bảo quản hồ sơ.

• Quy trình lắp đặt và nghiệm thu.

2. Yêu cầu kỹ thuật đối với kệ lưu trữ hồ sơ (theo TCVN 9253:2012)

2.1. Vật liệu và cấu tạo

• Kệ bằng kim loại hoặc gỗ, ưu tiên kim loại sơn tĩnh điện chống gỉ.

• Chịu lực tốt, không bị cong vênh.

• Có chân đế cách mặt đất ≥ 100 mm để đảm bảo thông thoáng và chống ẩm.

• Chiều cao kệ tối đa 2,2 m để dễ thao tác.

• Kích thước ngăn/khoang phù hợp với hồ sơ dạng hộp, cặp, bìa (thường là 330x250x80 mm/hộp).

  

2.2. Bố trí kệ trong kho

• Kệ phải được bố trí cách tường tối thiểu 0,2 m.

• Cách trần nhà ≥ 0,5 m.

• Các dãy kệ cách nhau ≥ 1,2 m để có lối đi.

3. Quy trình lắp đặt kệ lưu trữ hồ sơ

3.1. Chuẩn bị mặt bằng

• Làm sạch, khô ráo nền kho.

• Kiểm tra độ bằng phẳng của nền để đảm bảo an toàn khi kê kệ.

3.2. Lắp đặt kệ

• Dựng khung chính: gồm 2 bên khung đứng, thanh giằng ngang.

• Lắp tầng kệ: theo đúng số lượng và vị trí được phê duyệt.

• Cố định khung và tầng kệ bằng vít chuyên dụng.

• Cân chỉnh độ thẳng đứng bằng nivo để tránh nghiêng đổ.

• Khoảng cách giữa các kệ theo yêu cầu TCVN.

3.3. Kiểm tra kỹ thuật sau lắp đặt

• Kệ phải chắc chắn, không rung lắc.

• Bề mặt nhẵn, không sắc cạnh gây nguy hiểm.

• Chiều cao, chiều sâu, chiều rộng đúng với hồ sơ thiết kế.

• Không cản trở lối đi, cửa thoát hiểm, thiết bị PCCC.

4. Nghiệm thu kệ lưu trữ hồ sơ

4.1. Hồ sơ nghiệm thu

• Biên bản lắp đặt hoàn thành.

• Bản vẽ hoàn công (nếu có).

• Phiếu kiểm tra chất lượng vật liệu (nếu yêu cầu).

• Hình ảnh chụp thực tế.

4.2. Các bước nghiệm thu

5. Một số lưu ý bảo quản hồ sơ và kệ

• Nhiệt độ kho: 20–22°C, độ ẩm 50–55%.

• Kho phải có thiết bị chống cháy, chống ẩm, thông gió tốt.

• Không chất quá tải mỗi tầng (thường ≤ 60 kg/tầng với kệ sắt).

Kết luận

Việc lắp đặt và nghiệm thu kệ lưu trữ hồ sơ cần tuân thủ đúng TCVN 9253:2012 để đảm bảo an toàn, bền vững và bảo quản hồ sơ hiệu quả. Nếu bạn cần, mình có thể hỗ trợ soạn biên bản nghiệm thu mẫu hoặc bản vẽ bố trí mặt bằng kệ.